El año pasado me rompí los meniscos de la rodilla derecha estando sentada y me tuvieron que operar. ¿El resultado? mucho llanto y trabajo desde casa durante 3 meses. Podría decirse que la cuarentena para evitar la propagación del Coronavirus es algo para lo que me vengo preparando. Este es un breve resumen de lo que aprendí en ese proceso. Es una selección de cosas que de verdad funcionaron para mi y que me ayudaron a seguir trabajando con relativa normalidad.

Lo básico

Aprovechá la tecnología futurista. Lo mágico de poder hacer una video llamada no es que sean gratis o que parecen más bien algo sacado de un capítulo de Los Supersónicos. No, lo mágico es que de hecho ¡podés ver las reacciones de tu interlocutor en tiempo real! Esto es clave para entender el lenguaje no-verbal de las personas y la única manera en la que vas a saber si alguien está completamente distraído o no entendiendo nada de lo que se está diciendo.

• Tip 1: Prendé la cámara y pedile a los demás que hagan lo mismo. A nadie le importa si estás vestido con un buzo o si tu gato está durmiendo en el mueble de la tele que se ve de fondo (¿a quién no le gustan los gatos?).
• Tip 2: Usá auriculares con micrófono para eliminar el sonido ambiente, los que vinieron con tu celular van a funcionar perfecto. Como decimos en Argentina: si la vas a hacer, hacela bien.

No te conviertas en un fanático de las reuniones virtuales. No me alcanzan los dedos de las manos para contar las capturas de pantalla que se publicaron en Linkedin con más de 30 personas en una misma video llamada. Bien por vos, empresa que no había permitido el home office hasta que se enteró que el Coronavirus existía, pero si no es productivo en persona, mucho menos va a serlo remoto.

Kevin Kraus es Product Manager en Almundo. Se relocalizó en la oficina de Medellín hace un año, lo que le dio muchísima experiencia en mantener una relación fluida con la gente en la oficina de Buenos Aires.

“Seguimos teniendo la posibilidad de hacer videollamadas para acortar las distancias y aclarar temas, pero al fin y al cabo no es más que una herramienta más para combatir la incapacidad de poder expresarnos con efectividad de forma escrita. Recurrimos a lo que estamos acostumbrados y nos es más fácil o cotidiano. ”

• Tip 1: Si algo puede ser resuelto a través de un mail, hacelo así.
• Tip 2: Limitá el número de personas en las reuniones. Una buena manera de hacerle saber a alguien que está invitado a una reunión para mantenerlo informado es marcarlos como “Opcional” en el listado.

¿Notaste que es cada vez más difícil agendar reuniones? No sos solo vos, todo el mundo tiene el calendario lleno. Si considerás que tu presencia no es esencial para una conversación pero querés estar al tanto de lo que se dice, en lugar de tratar de reagendar podés pedirle al organizador que la grabe.

• Tip: Usá la funcionalidad de grabar en Meet, así podés compartir la reunión con los que no pudieron estar. Es como tener a tu disposición el Delorean, te permite asistir a reuniones que se hacen en el mismo momento y tiene la ventaja de poder adelantar las partes que no te interesan

Y la regla más importante de todas: respetá los fines de semana y las horas no laborales. Es muy fácil caer en la tentación de terminar ese reporte o “5 minutitos más para responder este mail que acaba de llegar”, en especial cuando no podés salir de tu casa. Pero creeme, lo mejor es dejar el trabajo en el trabajo, incluso cuando está en la mesa del living.

• Tip 1: Apagá las notificaciones de Slack en tu teléfono después de las 6 de la tarde. Podés hacerlo desde Preferencias > Notificaciones > No molestar.

• Tip 2: Si vas a trabajar después de hora, dejá en claro con tus compañeros de trabajo que no hay ninguna expectativa de recibir una respuesta en el momento. Si usás Gmail como yo, aprovechá la funcionalidad de programar envíos en horas laborales.

Etiqueta para reuniones virtuales

Se informativo al convocar reuniones. No conozco a una persona que le guste recibir una invitación para el “seguimiento de proyecto”. No significa nada: no es posible entender de qué se trata la reunión, cómo prepararse o cuál es su prioridad.

Se puntual. Sé que este punto es especialmente difícil de lograr cuando tenés una reunión detrás de otra: la primera reunión del día se estira y sin saber cómo, estás llegando veinticinco minutos tarde a todos los compromisos que tenías el resto del día. Si tenés que ir a comer a la casa de tus suegros, seguro llegás en hora. Tratá a tus colegas con el mismo respeto.

• Tip: Usá el plugin para Slack de Google Calendar o activá las notificaciones de Chrome para recibir una alerta 5 minutes antes del inicio de una reunión.

Se considerado. Es importante ser consciente de cuánto tiempo aproximadamente va a tomarte una determinada charla. Si crees que va a llevarte al menos una hora, por favor, no reserves un espacio de veinte minutos para “aprovechar el tiempo y adelantar trabajo”.

• Tip: Usá los primeros minutos de cada reunión para establecer una agenda de temas y tiempos. A excepción de que estés tratando un tema de alta prioridad, si llegás al final y no tenés tiempo para cubrir todo lo que esperabas, pedí tener una reunión de seguimiento más tarde.

Horarios flexibles

Este tema no es tan simple de resolver, pero es importante tener una conversación franca al respecto, en especial cuando hay miembros del equipo en diferentes zonas horarias. Si coinciden en que el equipo funciona mejor cuando todos estén disponibles en el mismo momento, entonces es obvio: hay que hacer compromisos.

• Tip 1: Si es posible, tratá de acordar en qué horario van a trabajar, priorizando que todos estén disponibles (aproximadamente) al mismo tiempo.
• Tip 2: Configurá tus aplicaciones para que la gente sepa en qué horario estás disponible. Si usás Google Calendar como yo, podés hacerlo desde Configuración > Horario laboral.

En este momento estoy en Bogotá, una mitad de mi equipo está en Medellín (UTC-5) y la otra en Buenos Aires (UTC-3). En Colombia, el trabajo comienza a las 8 AM pero en Argentina las personas suelen llegar a la oficina entre las 9 y las 10 AM. Por pura casualidad, nuestro equipo comparte la mayor parte de sus horas de trabajo, pero cuando alguno queda desfasado notamos que es mucho más difícil el día a día.

¿Hacés scrum?

Acá no hay una respuesta correcta, podés tomar la decisión de ser tan estricto o flexible como creas necesario. Quien conoce a su equipo sabe qué es lo que se necesita en circunstancias especiales. Es posible que quieras reforzar su comunicación haciendo cada una de las ceremonias al pie de la letra. Es posible que necesites recortar algunas llamadas solo para dejar espacio de resolver cosas que antes se limitaban a una charla en la cocina de la oficina. Mi equipo ahora está haciendo retros rápidas en Slack al final de cada sprint, y las propuestas de mejoras se unificaron con la planificación al inicio del siguiente.

Lucas Barrientos es Head de Diseño en Scotiabank y lidera un equipo de diez Diseñadores de Producto. Cada uno de ellos ya tenía una daily presencial con su squad, entonces él propuso la idea de hacer la reunión de equipo por Slack:

“Todos son más concretos cuando escriben. Tener una daily remota me ayuda a saber en qué está trabajando el equipo, darles feedback y desbloquear problemas sin sacarles un montón de tiempo.”

• Tip: Automatizá reuniones cortas, reportes, dailies y post mortems. Yo estoy usando Standuply, pero podés también aplicar la nueva funcionalidad de Slack “Flujos de trabajo”.

Trabajar desde casa implica ¡estar en casa!

Las oficinas son entornos controlados, las casas tienen miles de distracciones: tareas, televisores, videojuegos, ¡mascotas!. Agustina Lomuto es Product Owner en La Nación y es muy consciente de esto: “Preparar el almuerzo, lavar los platos y ordenar el escritorio son cosas por las que uno no se tiene que preocupar en un espacio de trabajo tradicional”.

Además, si compartís la casa con un amigo, pareja o familia, lo más probable es que ellos también estén intentando hacer funcionar esta nueva normalidad. Sebastián Allende es Staff Software Engineer en Buenos Aires, y sabe bien de qué se trata este desafío a pesar de tener mucha experiencia trabajando de forma remota:

“Si vivís con alguien, es importante que dejes en claro que estás trabajando. No porque estés en la casa significa que estás disponible para cualquier cosa. Si tu pareja te pide ayuda para colocar un estante, eso es algo que claramente puede esperar hasta el final del día. Si te pide que le alcances la harina que está muy alta en la alacena, no hace falta que le digas que espere, son 10 segundos. Equilibrio.”

Es probable que en algún punto de la cuarentena sientas que estás viviendo en una película de zombies y que es simplemente demasiado, pero lo importante es saber que esto es temporal. Como dice Agustina…

“Noto que en mi trabajo nos tenemos bastante paciencia los unos para los otros. Quizás en mi caso puntual, para no frustrarme ni sentir que soy demasiado improductiva, necesite tener un poco más de paciencia conmigo misma.”

Principales ideas

También conocido como “la versión corta” del artículo

• Prendé la cámara para involucrar a todos los presentes en la conversación. Pedí a otros asistentes que hagan lo mismo, así vas a saber si se quedan dormidos.
• Si no podés asistir a una reunión pero querés estar al tanto de lo que se dijo, pedile al organizador que la grabe.
• Si algún tema se puede gestionar a través de correo electrónico, olvidate de la reunión. Intentá hacer esto incluso si no está trabajando desde tu casa.
• Limitá el número de personas en la reunión. En caso de duda, pensá en cuántas pizzas necesitan para almorzar, si la respuesta es más de dos, probablemente tengas que recortar la lista de asistentes.
• Respetá los fines de semana y horas no laborables.
• Se informativo y considerado cuando organices una reunión: tené en cuenta las horas de almuerzo y los compromisos de todos los asistentes . Y se puntual.
• Si es posible, tratá de acordar en qué horario van a trabajar, priorizando que todos estén disponibles (aproximadamente) al mismo tiempo.
• Adaptá scrum a tu nueva rutina de trabajo: estricto o flexible, pensá en qué es lo que el equipo está necesitando.
• ¡Relajate! Cada persona en el mundo está en la misma situación que vos. Si tenés la posibilidad de trabajar desde tu casa sos un privilegiado, valoralo y sabé que la es algo temporal.

Y ustedes? Están en el proceso de adaptarse a esta situación o los agarró preparados? Si tenés algún consejo para los profesionales que están empezando a trabajar desde casa, dejalo en los comentarios.